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Editores de archivos PDF
Guía completa para el uso de documentos PDF
Tabla de contenidos
¿Qué es un PDF?
Los archivos PDF (Portable Document Format) —, o formato de documento portátil en español—son el estándar de almacenamiento para los documentos digitales.
Gracias a este formato podemos digitalizar y guardar nuestros documentos para posteriormente imprimirlos, compartirlos o guardarlos en nuestros dispositivos.
A día de hoy el PDF se ha convertido en el formato más extendido tanto por empresas, profesionales y usuarios para el intercambio de documentos.
Estamos convencidos de que si has descargado alguna vez un formulario o un documento de algún sitio web, era un fichero PDF.
Ventajas y desventajas del uso de PDFs
A estas alturas de nuestra guía ya conoces los mejores programas para gestionar tus PDFs de manera gratuita y sabes que este tipo de archivo es de los más extendidos en internet, pero queremos resumir de manera intuitiva las ventajas y desventajas que supone usar este formato.
| ✅ Ventajas ✅ | ❌ Desventajas ❌ |
| Popularidad. Al ser un tipo de archivo tan extendido casi todos los usuarios y empresas conocen y trabajan con este formato. | Coste. Para editar algunos aspectos de los PDF necesitarás programas de pago que no siempre están al alcance de todos los usuarios. |
| Compatibilidad. Podrás abrir un PDF en cualquier dispositivo. | Edición. Es más fácil editar ficheros en otros formatos porque necesitas un programa especializado para crear PDFs. |
| Diseño. Puedes estar seguro de que el documento que abra la otra persona será exactamente como el que guardaste. | Texto. Trabajar con texto en tus archivos no siempre es fácil ya que este formato lo clasifica como una imagen. |
| Tamaño. La mayoría de documentos PDF son ligeros gracias al sistema de compresión empleado cuando se exportan. | |
| Seguridad. Podrás personalizar varios aspectos como la firma electrónica para verificar la identidad o los permisos para imprimir el documento |
Como puedes ver, usar PDFs es muy recomendable si trabajas con documentos y archivos. Aunque este formato tenga algunas desventajas, la balanza sigue decantándose hacia lo positivo cuando conoces buenas herramientas para gestionar tus archivos.
Otros gestores de documentos PDF
Cómo abrir un fichero PDF
La manera más simple de abrir un PDF es usando tu navegador favorito. A día de hoy casi todos los navegadores modernos (Google Chrome, Microsoft Edge, Firefox, etc.) pueden abrir un PDF sin problema.
Si prefieres abrir tus archivos en el ordenador y tener más control sobre ellos, la mejor opción es descargar algún editor de PDF como los que hemos analizado al principio de esta página. También puedes usar editores de PDF online gratuitos como Smallpdf, iLovePDF, Sejda o PDF2Go.
En el caso de que quieras abrir un PDF en un dispositivo móvil con Android o iOS, te recomendamos seguir nuestra guía “Cómo abrir un PDF en el móvil” donde encontrarás varios métodos para leer este tipo de archivo.
A continuación encontrarás una serie de guías y tutoriales útiles para abrir tus archivos PDF en programas como Word o Excel; o para abrir un pdf dañado o protegido con contraseña.
Cómo abrir un PDF en Word
Si utilizas Word 2013 o Word 2016, abrir un archivo PDF en Word es bastante fácil: todo lo que tienes que hacer es utilizar la función Abrir para encontrar el archivo PDF y hacer que Word lo abra y el software pueda convertir y abrir el archivo automáticamente. Esto es justo lo que deberías hacer:
- Pulse Archivo > Abrir para abrir el archivo.
- Aparecerán distintas ubicaciones. Haz click en “Ordeandor” y selecciona Buscar en el panel de la derecha.
- Localiza tu documento PDF en el ordenador. ¿Está en el escritorio? ¿O quizá lo has guardado en la carpeta de Documentos?
- Una vez lo has encontrado, haz click en Abrir.
- Microsoft Word mostrará un mensaje avisándote de que va a convertir el documento en un archivo editable. También te avisará de que, dependiendo del tamaño del documento, puede que el proceso tarde algo de tiempo. Haz click en OK.
- Espera un poco y Word habrá convertido tu archivo PDF en un documento editable.
Consejo: A medida que Word transforma un archivo PDF en un documento de Word editable, el derecho a editar el texto del archivo tiene prioridad sobre la estructura general del archivo y el formato de su contenido. Aunque el formato del contenido del documento resultante es bastante impecable en relación con el archivo PDF original en casi todas las situaciones, la disposición (divisiones de página, por ejemplo) puede ser un poco errónea, y eso es algo con lo que tendrás que estar a gusto.
📑 Cómo insertar un PDF en Word
Microsoft Word proporciona muchas funciones para procesar y gestionar el contenido. Una de estas características únicas es la capacidad de insertar archivos PDF directamente en Word, algo que puede realizarse en unos pocos pasos y con gran facilidad.
Para que puedas hacerlo sin problema y conociendo todos los trucos que tiene este proceso, hemos creado una guía para que puedas insertar tus documentos PDF en Word de manera fácil y rápida.
Tan solo tienes que hacer click en este botón para acceder a la guía completa.
📊 Cómo insertar un PDF en Excel
De la misma manera que en Word puedes incrustar e insertar documentos PDF, en Microsoft Excel también. Este tipo de archivo es muy útil si estás preparando un informe que requiere un documento que explique o aclare cuestiones acerca de tus cálculos, cifras o números.
Otro uso excelente de insertar un PDF en Excel es si estás creando un catálogo de productos en el que quieres agregar detalles de cada producto por medio de un PDF.
Sea cual sea tu situación, con la siguiente guía podrás aprender a incrustar un PDF en Excel y sacar todo el partido de esta característica. Haz click en el botón para acceder a la guía:
Cómo abrir un PDF dañado
Desafortunadamente, una vez un PDF está dañado, las posibilidades de repararlo son escasas.
Acrobat se ha vuelto más restrictivo con los archivos dañados o defectuosos, y si por casualidad su archivo tiene uno de los fallos que ya no se repara, es muy poco probable que una versión anterior de Acrobat pueda abrirlo. No tengas grandes esperanzas, pero quizá alguna herramienta de las siguientes puede ayudarte a reparar tu PDF:
La causa más común de los PDFs dañados es el deterioro entre dispositivos al compartir y abrir las distintas versiones. Todavía hay componentes que tratan a los PDF como si fueran archivos de texto, y juegan con las terminaciones de las líneas, etc. Tales daños no pueden ser reparados.
Cómo abrir un PDF en el móvil
A continuación vamos a enseñarte cómo abrir un documento en cualquier dispositivo móvil (Android o iOS).
Cómo abrir un PDF en Android
- Abre la tienda Google Play Store en tu smartphone Android.
- Busca el lector de PDF que quieres usar. Por ejemplo, puedes buscar Adobe Acrobat Reader.
- Toque la opción de Instalación.
- Toca el botón Abrir una vez instalado.
- Siga las instrucciones de su móvil para registrarse con su cuenta de Google o Facebook. También puedes registrarte para obtener tu cuenta de Adobe e iniciar sesión con tu ID de Adobe.
- Sigue el tutorial en pantalla para obtener más información sobre Adobe o pulsa Siguiente antes de que termine el tutorial.
- Desplácese hasta la posición del PDF que desea mostrar y pulse el PDF.
- Aparecerá una pantalla que le preguntará qué software desea utilizar para acceder al archivo PDF. Pulse Adobe Acrobat, y Adobe Acrobat Reader podrá abrir el archivo PDF.
Ahora, cada vez que abras un PDF para verlo en su dispositivo Android, se abrirá con el software de visualización de PDF instalado.
Cómo abrir un PDF en iPhone
- Inicia la App Store del iPhone.
- Busca el lector de PDF que quieres usar. Puedes buscar Adobe Acrobat Reader u otra alternativa para iOS como WPS Office o Foxit.
- Pulsa Instalar y pase a la fase de verificación.
- Toca el botón Abrir una vez instalado.
- Sigue las instrucciones de tu iPhone para registrarte con tu cuenta de Google o Facebook. También puede registrarte para obtener su cuenta de Adobe e iniciar sesión con su ID de Adobe o correo de Gmail.
- Sigue el tutorial o pulsa Siguiente para avanzar.
- Si el PDF no está guardado en el iPhone, abra la aplicación que contiene el PDF. Una vez abierta, toca el icono de Compartir (iPhone Share). Toca el icono de Acrobat y, a continuación, Importa a Acrobat.
Si el PDF se guarda en el teléfono, pulse en Archivos y luego En este iPhone.
Ahora, cada vez que abra un PDF para verlo en su iPhone, por defecto, se abre con el programa visor de PDF instalado arriba.
Cómo crear un PDF
Crear un PDF es una manera excelente de compartir tus ideas y almacenar tus documentos. El proceso es simple, pero debes disponer de las herramientas adecuadas y conocer el mejor procedimiento para cada caso.
Hemos recopilado una serie de guías para que puedas crear tus PDFs tanto en Windows como en Mac, y para que puedas almacenar en él tus fotos, imágenes e ideas. Tan solo tienes que seleccionar la guía que más te convenga.
🔐 Cómo crear un PDF no editable
Crear un archivo PDF no editable (solo de lectura) es mucho más fácil de lo que parece. Estos tipos de PDF son excelentes para situaciones como:
- Acuerdos o contratos entre dos partes
- Notificaciones, formularios y contratos individuales
- Información vital (que no puedas permitir que se modifique)
- Hechos, cifras y datos absolutos
Para descubrir cómo puedes hacerlo, hemos creado una guía que te enseñará a crear un PDF no editable en menos de 5 minutos. Haz click en el botón para acceder al artículo completo.
Cómo imprimir un documento PDF
Dada la naturaleza de los PDFs, es habitual encontrar la necesidad de imprimir archivos como facturas, formularios, documentos legales u otros elementos que necesitamos en papel.
Hemos creado esta guía paso a paso para que puedas imprimir tu PDF sin problemas:
En la guía encontrarás cómo imprimir un documento PDF con contraseña, cómo imprimir a doble cara, cómo imprimir varias hojas de un PDF en una sola hoja y mucho más. Haz clic en el botón y descubre todos los trucos para imprimir ficheros PDF.
Pasos para imprimir un documento PDF
- Asegúrate de poder abrir el fichero en tu ordenador y confirma que su legibilidad y diseño son los que deseas antes de imprimir. No querrás verte en la situación de imprimir un documento de 300 páginas para darte cuenta de que solo necesitabas las 20 primeras…
- Una vez has comprobado que el contenido del PDF es correcto, selecciona el icono de impresión que tendrás en la barra de herramientas del editor de PDF. Este icono es fácilmente reconocible porque es una impresora. En algunos casos tendrás que hacer click derecho en el propio archivo y darle a “Imprimir”.
- Se abrirá una nueva ventana que te pedirá seleccionar tu impresora (asegúrate de que la impresora está conectada al ordenador y encendida).
- El último paso es seleccionar los ajustes deseados para la impresión. En este cuadro podrás escoger opciones como el rango de impresión, la calidad o el número de copias que van a realizarse.
- ¡Listo! A continuación tu impresora empezará a imprimir tu fichero PDF. Ya has terminado. Puedes cerrar el archivo si lo deseas y disfrutar de tu documento en papel.
Cómo imprimir un PDF protegido
En ciertos casos te encontrarás con que el autor original del PDF ha bloqueado su impresión. Esto ocurre porque los PDF pueden protegerse contra la edición y las modificaciones, pero no te preocupes, existe una manera de imprimir un archivo de este tipo.
🔓 Cómo desbloquear un PDF protegido
Para poder conseguirlo necesitaremos desbloquear PDF. A continuación, haciendo click en el botón podrás acceder a nuestra guía para hacerlo tanto online como offline con un editor de PDF.
Cómo comprimir un PDF y reducir su tamaño
Al comprimir un PDF reduciremos su tamaño. Esto es algo importante si necesitamos enviarlo por correo ya que algunos proveedores no permiten enviar ficheros si exceden cierto límite de peso. También es importante porque al comprimirlo, la lectura por parte de los programas será más rápida y ocupará menos espacio en nuestro ordenador.
A continuación te dejamos una serie de herramientas para comprimir tus PDF online con las que conseguirás buenos resultados:
Emplear un editor online es una buena opción para documentos del día a día. Con esto nos referimos a que —en nuestra opinión—, los archivos que contienen información personal o profesional, contraseñas, datos sensibles u otros tipos de material, es mejor editarlos con un programa local y en nuestro ordenador. Por eso hemos preparado un tutorial para que aprendas a comprimir tus archivos PDF y a usar estas herramientas completamente gratis.
En esta guía aprenderás cómo comprimir documentos PDF en Windows, Mac, Android y iOS sin depender de una herramienta online, tan solo tienes que hacer clic en el botón para acceder a ella:
Conversión de documentos PDF
Una de las grandes ventajas de los ficheros PDF es su gran compatibilidad entre formatos. Al convertir cualquier documento a PDF (o viceversa), podrás abrir y gestionar ese fichero en la gran mayoría de dispositivos sin necesitar el programa original en el que lo creaste.
Dada la gran cantidad de programas que soportan el formato PDF, hemos recopilado varias opciones y programas online para que puedas convertir archivos según tu situación.
Convertir PDF en Word
Convertir JPG a PDF
Convertir un PDF a JPG
Convertir PDF a Excel
Convertir PDF a ePub
Convertir PDF a PPT (PowerPoint)
Convertir PDF a PNG
Cómo proteger un PDF
A veces la información que incluyes en tus ficheros PDF es confidencial, o simplemente prefieres mantener tu privacidad a la hora de guardar tus documentos.
El formato PDF permite proteger y asegurar nuestros archivos para evitar la copia, la lectura o su impresión. A continuación, te mostramos una guía que te ayudará a proteger y bloquear tus PDFs con la máxima seguridad.
Tipos de archivos PDF
¿Sabías que existen 6 tipos distintos del estándar PDF? Cuando eres un usuario avanzado o recibes un PDF con un formato distinto es útil conocer qué características tiene cada uno.
Por ejemplo, si tienes pensado que tus ficheros digitales se conserven digitalmente durante un periodo largo de tiempo, el formato PDF/A es el más adecuado. Sin embargo, si vas a crear un archivo pensado para que lo abran personas con algún tipo de discapacidad, el formato PDF/UA es el más adecuado.
Antes de conocer las diferencias entre los distintos tipos de PDF, debemos mencionar qué es la Organización Internacional de la Normalización (ISO). Las normas ISO se encargan de emitir certificaciones para los productos que cumplen sus normas en las distintas industrias profesionales y así poder certificar la calidad, seguridad y pluralidad de los distintos procesos profesionales.
En el caso del PDF, cada estándar está reconocido por las normas ISO y se recogen sus distintas características y peculiaridades para asegurar la correcta utilización de los mismos. Por tanto, la próxima vez que vayas a guardar un documento, te recomendamos pensar si el estándar que estás escogiendo está alineado con tus necesidades.
A continuación te presentamos los 6 tipos distintos de documentos PDF que existen:
El formato que todos conocemos. Este es el tipo más común y el que usamos en nuestro día a día en lugares como la oficina. Es ideal para compartir, ver en línea y gestionar documentos habituales.
PDF/A
Este estándar está pensado para el almacenamiento de archivos a largo plazo y es utilizado por los profesionales especializados en la organización de un archivo, administradores de registros y oficiales de cumplimiento (Compliance Officer). Su característica principal es que tiene restringidas funcionalidades referentes al JavaScript, contenido de audio o video y a la encriptación. De esta manera se impide que los usuarios abran y vean con precisión el documento en el futuro.
PDF/E
Usado principalmente por arquitectos, ingenieros y profesionales de la construcción, este formato permite la creación de documentos con dibujos, renders, modelos 3D, planos y otro tipo de objetos de gran tamaño. Facilita el intercambio y reduce los costos de almacenamiento respecto a los documentos en papel y proporciona una mayor seguridad.
PDF/X
Si eres diseñador gráfico o un profesional del mundo creativo estamos convencidos de que ya conocías este formato. El PDF/X es el estándar de los documentos que contienen material de la más alta calidad, resolución y grado de profesionalidad gráfica. Este formato asegura a las imprentas que los documentos enviados por los profesionales del diseño estén listos para imprimirse al incorporar correctamente las tipografías, perfiles de color, imágenes, etc.
PDF/UA
Este formato está pensado para mejorar la legibilidad de los documentos para las personas con algún tipo de discapacidad. Al ser un estándar que provee una mayor accesibilidad, es usado ampliamente por empresas del mundo informático y oficinas gubernamentales que deben tener en cuenta las necesidades de estos usuarios.
PDF/VT
Otro formato utilizado por las imprentas y los profesionales de la impresión es el PDF/VT. Al basarse en los componentes del estándar PDF/X, ofrece la capacidad de una mejor integración de los perfiles de color, las capas o la transparencia de los objetos. Una de las características más reseñables es la función de personalizar los datos de estos ficheros incrustados. Este es el caso de los formularios, las facturas comerciales, el material de marketing, o las facturas y recibos bancarios.
Esperamos que con esta guía hayas aprendido las diferencias entre cada uno de ellos y que puedas mejorar tu flujo de trabajo con PDFs.
